Waarborgen leveren en aanvaarding …

De elektronische factuur wordt volledig gelijkgesteld met de papieren factuur en dient dus eveneens een weerspiegeling te zijn van de feitelijke handeling. Naast het feit dat ze ook beiden dezelfde wettelijke factuurvermeldingen moeten vermelden, dienen ze ook de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid te waarborgen, en dit vanaf het moment van uitreiking tot het einde van de bewaringstermijn. Afwijkend van de papieren factuur dient de elektronische ook te worden aanvaard door de afnemer. 

… maar hoe?

Hoewel de administratie deze verplichtingen oplegt, spreekt ze zich niet uit over de te volgende procedures teneinde hieraan te voldoen. De aanvaarding kan zowel impliciet (vb door betaling van de factuur), als expliciet (vb door een schriftelijke overeenkomst) en de waarborgen kunnen geleverd worden door elke mogelijke bedrijfscontrole welke een betrouwbaar controlespoor tussen de facturen en de leveringen (matching methodes) oplevert. De belastingplichtige heeft in dit alles de algehele keuzevrijheid, waarin ze zelf beslist hoe ze aan de wettelijke verplichtingen voldoet. Meer nog, men mag ook in de loop der tijd veranderen van bewijsmiddelen, zolang men maar aantoont dat niet geraakt is aan de waarborgen en deze nog steeds afdoende worden vervuld. 

Do it (or not) …

Daar elektronisch verzonden facturen gelijk worden gesteld met papieren facturen en de extra voorwaarden van toepassing op elektronische facturatie in vergelijking met papieren facturen beperkt zijn tot een minimum (i.e. aanvaarding van de afnemer), is er quasi geen reden meer om niet over te stappen op elektronische facturatie. Er dient hierbij uiteraard wel nog rekening te worden gehouden met het commerciële aspect en niet alleen met de afname van de administratieve last. 

… but be prepared

Welke keuze er ook gemaakt wordt, zeker is dat er geen waterdichte voorgeschreven en goedgekeurde oplossing bestaat om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen. De kunst bestaat erin een methode te kiezen welke het beste aansluit bij uw onderneming. Het betreft een proces welke met de grootste zorg dient bepaald te worden gezien het belang ervan voor uw onderneming. Gezien het stijgende belang van de technologie en het feit dat de federale regering vanaf 2016 de bedrijven geleidelijk aan wil verplichten om over te schakelen op de digitale factuur, is het ook een proces waar u beter vroeg dan (te) laat bij stilstaat. (Veel) langer wachten heeft ons inziens geen zin...