Vijf tips om een goede managementrapportering uit te bouwen
Goede managementrapporten verzamelen data uit de verschillende afdelingen van een onderneming en visualiseren deze data op een eenvoudig verstaanbare wijze. Op deze manier zie je hoe jouw onderneming presteert. Ze stellen je in staat om de ondernemingsstrategie te bepalen en bij te werken op basis van meetbare feiten. Ze laten je toe om de juiste beslissingen te nemen waardoor jouw onderneming efficiënter en competitiever in de markt zal staan. Zo bestaan er ook al veel online rapporteringstools, zoals BrightAnalytics. Onze adviseurs geven je vijf tips om het maximum uit je managementrapportering te halen.
TIP 1: HOU STEEDS HET EINDDOEL IN HET ACHTERHOOFD
Wanneer je van start gaat met de opmaak van een managementrapportage is het vitaal om uit te gaan van het gewenste eindpunt. Je wilt vermijden te eindigen met een overload aan informatie. Om te komen tot een heldere rapportering dien je vooraf een aantal vragen te stellen:
- Voor wie is het rapport bestemd?
- Over welke informatie dienen zij te beschikken om gericht beslissingen te kunnen maken?
- Wat zijn de belangrijkste drivers van de activiteit van jouw onderneming?
- Hoe definieer je of acties succesvol zijn?
- Hoe weet je of de pricing goed zit?
Tip 2: Een managementrapportering en financiële (statutaire) rapportering zijn niet hetzelfde
In het verleden focusten finance afdelingen, zeker in KMO’s, in de eerste plaats vaak op compliance en op het produceren van betrouwbare financiële cijfers. Het eindproduct is de jaarrekening, die inzicht geeft in hoe de onderneming het afgelopen jaar gepresteerd heeft. Naar de buitenwereld toe is deze statutaire informatie dus erg belangrijk, maar voor de bedrijfsleider/manager is dit onvoldoende om bij te sturen.
Door het identificeren van de juiste benchmarks laat een managementrapportering net toe om de performantie en gezondheid van jouw bedrijf voortdurend te monitoren. Zo leer je waar jouw onderneming sterk staat en waar er verbeterpunten zijn.
Een managementrapportage zal daarom vaak operationele en financiële data combineren. Door de financiële impact van operationele beslissingen te monitoren, leer je erg veel over de efficiëntie van de onderneming. Zo geeft het meten en benchmarken van de doorlooptijd van een productlijn een duidelijk beeld waar mogelijke efficiëntiewinsten liggen en je dus als ondernemer kan besparen zonder veel moeite.
Tip 3: Definieer de juiste KPI’s en doelstellingen
Na het identificeren van de drivers van jouw onderneming, kunnen de Key Performance Indicators gedefinieerd worden. Het opzetten van een KPI dashboard is daarbij onontbeerlijk, om de doelstellingen van jouw bedrijf te kunnen blijven opvolgen. De dagelijkse werkzaamheden in het bedrijf zijn immers afgestemd op die te behalen doelstellingen.
Laat je niet verleiden om te veel targets te bepalen. Het mantra “less is more” gaat zeker op bij rapporteringen. Deze moeten je immers toelaten om in één blik tot de juiste conclusie te komen. Aan medewerkers uit de sales afdeling zouden bijvoorbeeld ook het gemiddeld aantal dagen klantenkrediet kunnen gerapporteerd worden. Dit zijn weliswaar “Performance Indicators”, maar in tegenstelling tot het aantal nieuwe leads en de conversies in nieuwe klanten, zijn ze waarschijnlijk niet “Key”.
Bij het kiezen van de KPI’s dien je uit te gaan van de vragen die je wil beantwoord zien via het rapport in het KPI dashboard. Daarom ook dat verschillende personen binnen het bedrijf vaak een ander rapport zullen zien in hun KPI dashboard, net omdat voor hen andere KPI's gelden. De CEO zal bijvoorbeeld willen weten welke marge hij haalt op elk product, om zo te weten in welke productlijnen hij dient te investeren, maar een HR manager kan hiermee minder acties ondernemen. De KPI’s moeten dus actiegericht zijn en bestemd voor de juiste doelgroep. Bij het bepalen van de KPI’s ga je best uit van de vraag: “indien het gerapporteerde cijfer onder of boven het targetpunt komt, wat moet ik dan doen?” Als je deze vraag niet kan beantwoorden, is de KPI niet goed gekozen.
Tip 4: Breng een verhaal en spreek de taal van de interne klant
Een managementrapportering die louter een onsamenhangende weergave is van financiële data, KPI’s en metrics, zorgt er vaak voor dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Zorg voor een logische opbouw in je data. Zo houd je de aandacht van de gebruikers en vereenvoudig je het nemen van beslissingen. Een verhaal opbouwen kan door verschillende tijdsperiodes of actual data met benchmarks te vergelijken.
Stel dat je in de maakindustrie bijvoorbeeld de rendabiliteit van een nieuwe B2B productlijn wenst op te volgen. Via de managementrapportage zou je dan als volgt een verhaal kunnen opbouwen:
- Toon het aantal nieuwe klantenleads per maand en vergelijk deze met de target.
- Hoeveel van deze leads worden omgezet in daadwerkelijke klanten
- Wat is de marge per klant en hoe verhoudt deze zich t.o.v. de omzet
- De bovenstaande metrics kunnen dan vergeleken worden met een voorgaande periode of met het budget
Tip 5: Automatiseer je rapporteringsproces
Al te vaak worden rapporteringen opgebouwd in Excel. Via nieuwe functionaliteiten en plugins heeft Excel zich sterk in de markt gezet als analyse- en rapporteringstool. Met een koppeling kan data uit een boekhoudpakket of ERP ook rechtstreeks ingeladen worden. Toch blijft rapporteren een erg arbeidsintensieve en foutgevoelige oefening, waarbij één foute formule al snel tot onbetrouwbare cijfers leidt.
Cloud-based rapporteringstools, zoals BrightAnalytics winnen daardoor snel aan populariteit. Deze tools synchroniseren de data uit jouw boekhoudpakket, ERP, CRM,… quasi in real-time en visualiseren de cijfers op erg heldere wijze in rapporten of dashboards. Hierdoor kan de finance afdeling meer tijd besteden aan nuttige analyse dan input. Dat betekent niet dat je meteen afscheid zal nemen van Excel. Het blijft een krachtige tool om ad hoc analyses uit te voeren. Het is echter cruciaal om te automatiseren zodat de juiste informatie op het juiste tijdstip beschikbaar is.
De adviseurs van VGD staan je bij in het ontwerpen of verbeteren van jouw managementrapportering. Ons team bestaat uit zowel financiële experts als financial en business controllers met een jarenlange ervaring op vlak van Management Reporting en Corporate Performance Management. Zo werkt VGD met de online rapporteringstool BrightAnalytics.
