Duurt het lang om PO’s goed te keuren in je bedrijf? Verlies je dagen aan het inboeken van facturen? Het inkoopproces, of “Purchase to Pay”, vormt vaak één van de kernprocessen in een bedrijf. Het inkoopproces linkt het aankoopbeleid via het supply chain proces met de crediteurenadministratie en finaal met de betalingen aan leveranciers. Een goed gestructureerd en gedigitaliseerd inkoopproces kan een bedrijf dan ook vele voordelen bieden, zoals een verhoogde efficiëntie en meer grip op de cash aanwezig in het bedrijf. Onze adviseurs van CFO Services geven je graag enkele tips mee om dit zo goed mogelijk te laten verlopen!

Centraliseer je inkoopbeleid

Een gecentraliseerd inkoopbeleid kan leiden tot significante besparingen. Zo kan je door het aantal leveranciers te beperken, sneller volumekortingen, kortingen voor contante betalingen of een verhoogd aantal dagen leverancierskrediet krijgen. Bovendien kunnen ook raamcontracten worden afgesloten.

Toch gebeurt het vaak dat medewerkers zelf een keuze van leverancier maken. Zo kopen ze bijvoorbeeld laptops aan bij een bekende webshop. Om controle te kunnen uitoefenen op de bestellingen is het van belang om grip te krijgen op dit proces en tijdig te kunnen ingrijpen. Laat aankopen reeds in de bestelfase goedkeuren en verzamel statistieken over het inkoopgedrag. Zo krijg je een beter overzicht over het inkoopproces.

Maak gebruik van digitale Purchase Orders (PO)

Om grip te krijgen op het bestelproces zijn digitale bestelbonnen, de zogenaamde Purchase Orders van groot belang aangezien deze zorgen voor een digitaal spoor van de geplaatste bestellingen. Men kan dus op elk moment nagaan welke bestellingen nog niet werden ontvangen of nagaan of er dubbele bestellingen zijn.

Vaak worden de aankopen pas goedgekeurd na de ontvangst van de factuur. Dit zorgt voor een controle na de feiten, waardoor de aankoopbeslissing niet meer herroepen kan worden. Vaak wordt er enkel een voorafgaand goedkeuringsproces doorlopen bij grote aankopen of investeringen. Door gebruik te maken van digitale purchase orders wordt het goedkeuren van aankopen naar voor geschoven in de inkoopflow en kan er tijdig ingegrepen worden indien nodig.

Toch zal niet bij elke aankoop een PO opgesteld worden, zoals bij recurrente kosten. Deze zorgen enkel voor een verhoogde administratieve last. Bij het uittekenen van het inkoopproces wordt dus best een overzicht gemaakt van de verschillende types aankopen, met de meest geschikte flow.

Boek de facturen automatisch via scanning en tekstherkenning 

Facturen worden vandaag steeds vaker ingeboekt via tekstherkenningssoftware (OCR). Verscheidene van deze scanning tools zijn cloud based en voorzien van machine learning. Hierdoor onthoudt de applicatie hoe een factuur van een bepaalde leverancier werd samengesteld. Indien je éénmaal het factuurbedrag hebt aangeduid, zal de applicatie dit bedrag de volgende keer autonoom herkennen. De meeste scanning tools claimen een initiële herkenningsgraad van ongeveer 75%. Machine learning kan dit percentage gevoelig verhogen.

De inzet van deze scanning tools verkleint de kans op fouten en verhoogt ook de toegevoegde waarde door de rol van de medewerkers te veranderen van input naar analyse, controle en optimalisatie. Deze scanning tools beschermen ook tegen factuurfraude. De meeste scanning tools voorzien in een aantal automatische checks, zoals het afstemmen van het bankrekeningnummer op de factuur met de masterdata in het boekhoudpakket of ERP.

Digitaliseer en automatiseer je goedkeuringsproces

Bij vele bedrijven gebeurt de crediteurenadministratie via het secretariaat of een algemene mailbox. Deze worden dan verspreid over de hele organisatie om één of meerdere handtekeningen te krijgen. Die fysieke rondgang van facturen is niet alleen arbeidsintensief, maar zorgt er ook voor dat facturen vaak lang blijven liggen op een bureau voor goedkeuring.

Door dit goedkeuringsproces te digitaliseren via scanning tools, kunnen snel belangrijke efficiëntiewinsten en besparingen worden gerealiseerd. Zo wordt het inboeken en opzoeken van facturen versneld. Bovendien kan je gaan sturen op de betalingstermijnen, waardoor je geen kortingen voor contante betalingen meer zal missen of geconfronteerd wordt met boetes en aanmaningskosten. Deze digitalisering zal zorgen voor een verhoogde betrouwbaarheid van de gerapporteerde cijfers in de managementrapportering.

Verhoog de efficiëntie via digitale verwerking van betalingen

Nadat de facturen werden ingeboekt en goedgekeurd, kunnen ze automatisch worden toegevoegd aan digitale betaalbestanden. Deze worden op vandaag door de meeste bedrijven al digitaal doorgestuurd naar de bank.

Ook de volgende stap in het proces, het inboeken en afpunten van de betalingen kan worden geautomatiseerd. Toepassingen zoals CodaBox koppelen de bankrekeningen aan de boekhouding. Ze vergelijken de bankuittreksels met de openstaande facturen. Wanneer een match wordt gevonden, worden de betalingen simpelweg afgepunt. Hierdoor wordt een arbeidsintensieve oefening tot een minimum herleid, met een grote efficiëntiewinst tot gevolg.  

Door de inzet van de juiste tools, kan de volledige administratieve aankoopflow, van aanmaken van de aankooporders over inboeken en goedkeuren van de facturen tot uitvoeren van de betaling, worden geautomatiseerd.