Een bedrijf dat de interne bedrijfsprocessen kan stroomlijnen, werkt efficiënter en beschikt over meer betrouwbare data. Procesoptimalisatie zou dan ook voor elke onderneming bovenaan de agenda moeten prijken. Diego Van de Voorde over de voordelen en praktische aanpak.

Wat verstaan jullie onder procesoptimalisatie?

Diego: “Procesoptimalisatie of procesverbetering is een aanpak waarbij we nagaan hoe een onderneming efficiënter kan opereren, om zo financieel gezonder te worden. Bij procesoptimalisatie denken ondernemingen vaak enkel aan kostenreductie, maar er zijn veel meer ‘key success factors’ (KSF’s): het personeel, de systemen, de communicatie, enzovoort.”

Waarom is procesoptimalisatie zo belangrijk?

“Ondernemingen groeien. Dat betekent dat de processen moeten mee-evolueren. Een groeiend klantenbestand kan bijvoorbeeld leiden tot inefficiënte debiteurenopvolging. Met een cashtekort en ontevredenheid bij medewerkers en management tot gevolg. Door je processen in kaart te brengen, kan je ze makkelijker afstemmen op de nieuwe situatie. Een mogelijke oplossing in deze situatie zou een geautomatiseerde debiteurenopvolging zijn.”

Hoe gaan jullie te werk?

“In plaats van onze klanten met zware analyses te overweldigen, brengen wij een verhaal waarin de ondernemer zijn organisatie en pijnpunten herkent. We geven meteen aan welke concrete oplossingen wij voor de geïdentificeerde problemen in huis hebben. Onze focus ligt op automatiserings- en digitaliseringsprocessen, maar dat betekent niet dat we altijd software implementeren. Ook een opleiding of praktische reorganisatie kan de sleutel zijn.”

Is procesoptimalisatie enkel weggelegd voor grote bedrijven?

“Helemaal niet. De toegevoegde waarde is even groot voor kmo’s. Die laatste willen vooral kosten besparen en hun concurrentiepositie verstevigen. Met kleine aanpassingen (tegen een minimale kost) kunnen we vaak veel efficiëntiewinst boeken. Ik denk bijvoorbeeld aan de koppeling tussen een facturatieprogramma en boekhoudsysteem, waardoor een klantenorder sneller verwerkt kan worden. Naast kosten bespaar je zo ook tijd, omdat de dubbele ingave van facturen wegvalt. Op jaarbasis scheelt dit al gauw duizenden euro’s aan manuren.”

Wat is het resultaat van een procesoptimalisatie?

“Dat die zich op termijn helemaal terugverdient. Door je processen te stroomlijnen, winnen je medewerkers tijd en comfort. Zelf heb je minder kosten en moet je niet langer ‘wachten’ op je cijfers. Want meten is weten. De cijfers worden gestructureerd verzameld en zijn real-time te raadplegen waardoor je sneller kan analyseren, implementeren en optimaliseren.”