Privacy policy

Deze policy bevat de richtlijnen, die VGD Accountants & Belastingconsulenten en VGD Bedrijfsrevisoren  hanteren bij de verwerking van persoonsgegevens, conform de doelstellingen en verplichtingen voortvloeiende uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming, nl. Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (in het kort ‘AVG’). 

De burgerlijke vennootschap onder de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ‘VGD Accountants & Belastingconsulenten’, met maatschappelijke zetel te 1090 Brussel, Burgemeester Etienne Demunterlaan 5 bus 4 ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel, Nederlandstalige afdeling en met btw-nummer BE 0875.430.542  

De burgerlijke vennootschap onder de vorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid ‘VGD Bedrijfsrevisoren’, met maatschappelijke zetel te 1090 Jette, Burgemeester Etienne Demunterlaan 5 bus 4, ingeschreven in het rechtspersonenregister te Brussel, Nederlandstalige afdeling en met btw-nummer BE 0875.430.443. 
Hierna 'VGD Accountants & Belastingconsulenten' en 'VGD Bedrijfsrevisoren' beiden VGD genoemd.

VGD wenst u te vragen deze privacy policy aandachtig te lezen, daar dit document essentiële informatie bevat over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt. Als verwerkingsverantwoordelijke staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens hebben betrekking op persoonsgegevens en in dit kader delen wij U het volgende mee.

Doeleinden van verwerking van persoonsgegevens

Hieronder wordt opgesomd welke persoonsgegevens voor welke doeleinden VGD uw persoonsgegevens verwerkt op en welke grondslag de verwerking steunt. De verwerking van persoonsgegevens heeft betrekking op uw hoedanigheid van klant van het kantoor maar ook op de zakelijke relatie van onze klanten (zoals het geval dat U leverancier of klant bent van onze klant).

•    In het kader van de dienstverlening worden volgende persoonsgegevens verwerkt:

    Uw naam en voornaam
    Uw adres
    Uw ondernemingsnummer
    Uw rijksregisternummer
    Uw telefoonnummer
    Uw e-mailadres
    Uw bankrekeningnummer
    In het kader van de aangifte van Tax-on-web worden sociaal-demografische gegevens verzameld; burgerlijke staat en samenstelling gezin
    Financiële gegevens; bijvoorbeeld uw inkomsten en bezittingen
    Persoonlijke kenmerken; bijvoorbeeld leeftijd en geslacht
    Gegevens omtrent beroep en betrekking; bijvoorbeeld uw huidige werkgever in het kader van personenbelastingen
    Persoonsgegevens die door de cliënt worden aangebracht betreffende zijn werknemers, bestuurders, klanten, leveranciers of aandeelhouders en alle stukken die aangeleverd worden door de cliënt in het kader van de facturatie

•    Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op de uitvoering van de overeenkomst die u met VGD heeft gesloten. De verwerking van uw persoonsgegevens geschiedt meer concreet in het kader van de levering op de overeengekomen plaats, alsook in het kader van de facturatie en de opvolging van de betaling van de factuur.
VGD steunt de verwerking van de persoonsgegevens in dit geval op het gerechtvaardigd belang dat VGD heeft bij de goede en effectieve uitvoering van de overeenkomst. Zonder de verstrekking en verwerking van de gegevens kunnen wij onze opdracht als accountant, belastingconsulent of bedrijfsrevisor niet naar behoren uitvoeren.
In het kader van onze ruime dienstenaanbod en consultancy kan de verwerking van persoonlijke gegevens afhankelijk zijn van de dienst(en) waarvan de klant gebruik maakt. Zo verwerken wij persoonlijke gegevens van werknemers van onze klanten. Alsook persoonsgegevens van werknemers en klanten van klanten tijdens de uitvoering van een audit bij klanten.  Persoonsgegevens van klanten bij het bijhouden van accounts en persoonsgegevens van familieleden van klanten bij advies in het kader van vermogensplanning. 

•    Om te komen tot een dienstverlening met de klant doorlopen wij een klantenacceptatieprocedure.
Als IAB- en IBR-vennootschap zijn wij onderworpen aan de antiwitwaswetgeving (Wet van 18 september 2017 tot voorkomen van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten). In toepassing van deze wetgeving dienen onze klanten een klantenacceptatieprocedure te doorlopen. Voor alle diensten waarvoor u beroep wenst te doen op ons verzamelen wij uw identificatiegegevens zoals uw naam, adres, telefoonnummer, emailadres, btw-nummer en gegevens d.m.v. het inlezen van uw identiteitskaart.
VGD beroept zich voor de verwerking van de persoonsgegevens op wettelijke verplichtingen.

•    In het kader van de toegang die u zichzelf verleent tot en het gebruik dat u maakt van onze website, worden volgende persoonsgegevens verwerkt:

    Uw IP-adres
    Uw surfgedrag (Google Analytics)
    Cookies
VGD verwerkt bovenstaande gegevens met het oog op het optimaliseren van de inhoud en de werking van de website, overeenkomstig de behoeften van de bezoeker daarvan.
Voor deze verwerking beroept VGD zich op het gerechtvaardigd belang dat VGD heeft bij het aanbieden van een vlot toegankelijke, begrijpelijke, adequate, volledige en relevante website.
Voor meer informatie aangaande het gebruik van de website van be.vgd.eu, wordt verwezen naar de cookie policy

•    In het kader van het bezorgen van nieuwsbrieven en folders (elektronisch of per post), worden volgende persoonsgegevens verwerkt:
 
    Uw naam en voornaam
    Uw adres
    Uw e-mailadres

Bovenstaande gegevens worden verwerkt met het oog op het personaliseren van onze nieuwbrief en onze folders, alsook om u op de hoogte te brengen van de lopende promoties en acties.

VGD beroept zich voor de verwerking van de persoonsgegevens op uw uitdrukkelijke en voorafgaandelijke toestemming tot de verwerking.

VGD verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet voor enig ander doeleinde dan de doeleinden zoals hierboven vermeld, te verwerken, tenzij u daarvoor voorafgaandelijk en op uitdrukkelijke wijze toelating verleent. Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk in het kader van onze dienstverlening, of indien VGD niet langer gebonden is aan een wettelijke bewaarplicht.

U bent niet verplicht uw persoonsgegevens over te maken aan VGD. U bent zich er evenwel van bewust dat de weigering van een aantal basisgegevens tot gevolg kan hebben dat een bepaald dienst niet meer mogelijk is.  

Rekruteringsdoeleinden

Persoonsgegevens worden verzameld met het oog op rekrutering van nieuwe werknemers. 
Deze verwerking vindt haar rechtsgrond in enerzijds de toestemming van de kandidaat-werknemer en anderzijds ons gerechtvaardigd belang om de geschikte kandidaat voor een positie aan te werven. 

Direct marketing

Slechts wanneer u op uitdrukkelijke wijze toestemming daartoe verleent, worden uw persoonsgegevens verwerkt voor direct marketing-doeleinden.

Geeft u VGD uitdrukkelijk toelating om uw gegevens te gebruiken voor direct marketing-doeleinden, worden deze gegevens verwerkt om u de reclame in papieren ofwel elektronische vorm te bezorgen.

Werden uw gegevens voor 1 januari 2018 in onze mailinglijst opgenomen, wordt u geacht toe te stemmen met het gebruik van uw gegevens voor het verzenden van nieuwsbrieven.

U kan zich te allen tijde kosteloos verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden. U richt daartoe een eenvoudig verzoek tot het VGD-privacy team te bereiken via het e-mailadres privacy.be@vgd.eu.

Bewaartermijnen

Uw persoonsgegevens die door VGD wordt bewerkt, worden gedurende een termijn van bewaard conform de wettelijke verplichting die VGD heeft of tot zolang deze gegevens nodig zijn voor een kwalitatieve dienstverlening. Persoonsgegevens die bewaard worden krachtens de wet van 18 september 2017 (identificatiegegevens, afschrift van bewijsstukken, interne en externe lasthebbers alsmede de uiteindelijke begunstigden) worden in overeenstemming met de wet bewaard tot uiterlijk tien jaar na het einde van de zakelijke relatie met de cliënt of te rekenen vanaf de datum van een occasionele verrichting.

Andere persoonsgegevens dan hierboven vermeld worden slechts bewaard gedurende de termijnen voorzien in de toepasselijke wetgeving zoals de boekhoudwetgeving, de fiscale wetgeving, de sociale wetgeving tenzij een langere bewaartermijn gerechtvaardigd is ter indekking van mogelijke rechtsvorderingen.

Rechten

Als betrokkene wiens persoonsgegevens worden verwerkt, beschikt u over een aantal rechten, aangaande de verwerkingen die door ons worden verricht. 

Voor de uitoefening van deze rechten dient u zich te wenden tot het VGD-privacy team te bereiken via het e-mailadres privacy.be@vgd.eu of via het online contactformulier
VGD is verplicht op dit verzoek te reageren binnen een termijn van één maand. Slechts wanneer u uw verzoek tot uitoefening van uw rechten via voormelde procedure aan de bevoegde dienst overmaakt, zal een gepaste reactie volgen binnen de gestelde termijn. 

U beschikt over volgende rechten: 

Recht op inzage en toegang

U heeft een recht op toegang tot uw persoonsgegevens, alsook het recht het gebruik ervan te raadplegen via het e-mailadres privacy.be@vgd.eu. U kan te allen tijde op eenvoudig verzoek een kosteloze kopie verkrijgen van uw beschikbare persoonsgegevens.

Recht op verbetering, wissing en beperking

Behoudens voor die persoonsgegevens die noodzakelijkerwijs verwerkt moeten worden in het kader van antiwitwaswetgeving en klantenacceptatieprocedure of in het kader van de bewaring krachtens een wettelijke verplichting, kan u zelf aangeven welke persoonsgegevens geheel niet of slechts voor een beperkt aantal verwerkingen verwerkt mogen worden. U kan daarenboven vragen om die persoonsgegevens, die geheel of gedeeltelijk niet verwerkt mogen worden, te verwijderen. U kan eveneens vragen uw persoonsgegevens te verifiëren en, indien nodig, te verbeteren.

Recht van bezwaar, geautomatiseerde besluiten en profiling

U kan zich te allen tijde verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, wanneer dit bezwaar steunt op ernstige en legitieme redenen. Indien u zich wenst te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden, hoeft u hiervoor geen redenen op te geven.

De verwerking van persoonsgegevens gebeurt niet op basis van geautomatiseerde beslissingen, met andere woorden niet zonder enige menselijke tussenkomst. Profiling gebeurt niet op basis van de beschikbare persoonsgegevens.

Recht op het intrekken van toestemming
Indien een verwerking van uw persoonsgegevens is gesteund op de toestemming die u daartoe hebt gegeven, kan u deze toestemming op ieder ogenblik weer intrekken. 

Recht op overdraagbaarheid

Onder de voorwaarden bepaald in de AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens op een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. U kan vragen uw gegevens op deze wijze over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.

Klachten

Indien u meent dat uw rechten als betrokkene worden geschaad door of bij de verwerking van uw persoonsgegevens, beschikt u over het recht een klacht in te dienen bij de Toezichthouder (de Commissie voor de Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, e-mail:  commission@privacycommission.be, tel. +32 (0)2 274 48 00, fax +32 (0)2 274 48 35), onverminderd elke andere mogelijkheid tot het aantekenen van een administratief beroep of het instellen van een voorziening in rechte.

Doorgifte aan derden

VGD verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens niet te verkopen, te verhuren, te verdelen of op enige andere wijze ter beschikking te stellen aan derden, tenzij de mededeling aan de derde geschiedt in het kader van een wettelijke verplichting. In uitzonderlijke gevallen verplicht dwingende wetgeving ons ertoe uw persoonsgegevens over te maken aan de bevoegde overheidsinstanties. Hetzelfde geldt wanneer een gerechtelijk bevel aan VGD de verplichting oplegt om persoonsgegevens mee te delen aan een aantal personen die krachtens het gerechtelijk bevel bevoegd zijn om van de betreffende persoonsgegevens kennis te nemen. 
VGD maakt echter een voorbehoud voor de gedeeltelijke of gehele reorganisatie of een overdracht van de activiteiten van de onderneming. In dit geval worden met de bedrijfsactiviteiten ook uw persoonsgegevens overgedragen aan die derden, die betrokken zijn bij de overdracht en de vertrouwelijke onderhandelingen voorafgaandelijk aan de overdracht.
In de mate van het mogelijke zal u op de hoogte stellen van de doorgifte aan voormelde derden.

Ontvangers van gegevens

Overeenkomstig wat voorafgaat en behalve in de mate dat de mededeling van persoonsgegevens aan organisaties of entiteiten wiens tussenkomst als third service providers voor rekening en onder de controle van de verantwoordelijke vereist is om de voormelde doeleinden te verwezenlijken, zal het kantoor de in dit kader verzamelde persoonsgegevens niet meedelen, verkopen, verhuren of uitwisselen met enige andere organisatie of entiteit, tenzij u daar op voorhand van op de hoogte werd gebracht en hiermee uitdrukkelijk mee instemde.
VGD doet een beroep op third service providers:
•    VGD maakt gebruik van een e-boekhoudsoftware en een bijhorend portaal;
•    VGD doet een beroep op externe medewerkers voor het uitvoeren van bepaalde taken of specifieke opdrachten (bedrijfsrevisor, notaris, …) 

Veiligheid en vertrouwelijkheid

VGD garandeert dat de verwerking van uw persoonsgegevens op een adequate, correcte en veilige wijze gebeurt. Indien u dit wenst, wordt u op een transparante wijze geïnformeerd over de verwerkingsprocedures en de genomen passende, technische en organisatorische maatregelen om enig verlies, vervalsing of onrechtmatige wijziging van, alsook onrechtmatige toegang tot de persoonsgegevens te voorkomen.

Wijzigingen

VGD behoudt zich het recht voor onderhavige policy te wijzigen.
Indien wezenlijke aanpassingen worden doorgevoerd, nemen wij alle redelijke maatregelen om u op de hoogte te stellen, voordat de wijzigingen van kracht worden.