Tips

• Hou rekening met de verschillende opties binnen jouw onderneming. 
  • Telewerken blijft de norm. Indien het mogelijk is om telewerk aan te bieden, zal je de medewerker hiertoe nog enkele weken moeten blijven motiveren.
  • Voor bedrijven waarbij de medewerkers (of een deel hiervan) niet kunnen telewerken, zal een heropstart vanaf 4 mei mogelijk zijn, mits de vereiste maatregelen getroffen worden. 

• Denk alvast na over een efficiënte planning:
  • Is het mogelijk verschillende werkroosters te hanteren? Deze spreiding van de arbeidstijd vermijdt dat alle medewerkers op hetzelfde moment aankomen op de onderneming. 
  • Hoe zal de middagpauze vormgegeven worden? Worden de maaltijden genuttigd aan het bureau? Kan er in shiften gegeten worden? 
  • Is deeltijds telewerk mogelijk? Kan er een planning opgesteld worden om beurtelings op kantoor te werken in kleinere teams?
  • Bestaat er de mogelijkheid om risicomedewerkers en medewerkers die zich met het openbaar vervoer moeten verplaatsen het langst van thuis uit te laten werken? 

• Stel duidelijke richtlijnen op omtrent thuiswerk vs. fysieke aanwezigheid op kantoor.
  • Bij ziekte: de medewerker moet telewerken. Ook bij milde koorts of milde griepsymptomen.
  • De medewerker kan zich enkel fysiek naar het kantoor begeven indien hij/zij klachtenvrij is zonder medicatie.

• Denk ook na over de toekomst van jouw uniek bedrijf. Ga niet zomaar terug naar het oude of surf niet zomaar mee met de hype van structureel telewerk. Bij de evaluatie van de toekomst kan je rekening houden met jouw product of dienstverlening, de manier van werken, efficiëntie en welke opportuniteiten mogelijk zijn. Zo kan mijn afstappen van verouderde afspraken of processen. De volgende matrix kan helpen bij dit denkproces.
  • Overbruggen  men wil zo weinig mogelijk doen en zo snel mogelijk terug keren naar het normale. Bijvoorbeeld: werkgevers vroegen advies hoe ze tijdelijk het veerplicht telewerk moesten implementeren. Ze noemden dit bewust Corona telewerk opdat de medewerkers duidelijk zouden begrijpen dat de mogelijkheid tot telewerk zou wegvallen eenmaal de maatregelen voorbij zijn.
  • Overleven  Het management kijkt naar de crisis met het idee dat alles op lange termijn blijft draaien zoals voorheen (stellen noodscenario’s op, draaiboeken voor reorganisatie, maken afspraken met banken,…). Lees meer over cashflowplanning hier 
  • Aanpassen we trekken lessen uit een veranderde situatie en we richten ons daarop gedurende de duur van de crisis. Bijvoorbeeld: een bedrijf biedt online interactieve opleidingen aan, installeren webshops als extra dienstverlening of schakelen over naar een volledige digitale tewerkstelling. Ook bij VGD zetten we al jaren in op digitalisering, maar deze Corona crisis was een trigger om nog meer klanten te laten meegaan in het digitaal verhaal.
  • Transformeren  Hierbij accepteren we dat de situatie blijvend veranderd is – en wij dus ook moeten veranderen. Het bedrijf is zich bewust van nieuwe waarden in de maatschappij en probeert zich hierop te organiseren (autonomie, collectieve verantwoordelijkheid,…).

Tools

Bij het nemen van moeilijke beslissingen door het management kunnen er meningsverschillen ontstaan. Wij reiken graag het volgende stappenplan aan om hierop een antwoord te bieden.

1. Breng de juiste mensen samen (met oog op expertise) om te beslissen over een onderwerp.
2. Laat iedereen 5 à 10 minuten zijn/haar mening op papier zetten (incl. argumenten).
3. In de volgende fase communiceert iedereen om beurt zijn/haar visie. Er worden objectieve notities genomen per medewerker. De andere teamleden geven geen feedback.
4. Nadien volgt de fase waarin verduidelijkende vragen gesteld worden. Enkele voorbeelden: “heb ik het goed begrepen dat …” of “is het volgende een goede samenvatting van jouw opinie?”.
5. Pas in de 5^e fase mogen onderzoekende vragen gesteld worden. Een verschil in meningen worden toegelicht.
6. Bespreek oplossingen.
7. Neem een besluit.

Een facilitator kan erg nuttig zijn gedurende dit proces. Dit is bij voorkeur iemand in team die niet bevooroordeeld is en geen/minder belang heeft bij de uitkomst van de beslissing of een extern persoon. De facilitator bewaakt een gedisciplineerde toepassing van de fasen.

Zit je met andere vragen rond werkhervatting? De federale overheid heeft een generieke gids opgebouwd rond werkhervatting die je hier kan downloaden.